Automatisierte Mahnprozesse für Ihre Rechnungen
Das Mahnwesen in orgaMAX Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, den Versand von Mahnungen effizient und automatisiert zu steuern. Diese Funktion finden Sie unter Einstellungen > Kleinstammdaten > Mahnwesen. Hier können Sie grundlegende Einstellungen vornehmen, wie z.B. den automatischen Versand von Mahnungen per E-Mail und die Festlegung von Fristen.
Automatischer E-Mail-Versand von Mahnungen aktivieren
Die zentrale Funktion des Mahnwesens ist der automatische Versand von Mahnungen per E-Mail. Sie können diese Option direkt aktivieren, indem Sie den entsprechenden Haken setzen. Sobald eine Rechnung überfällig ist, wird automatisch eine Mahnung per E-Mail an den Kunden gesendet. Zudem lässt sich eine Frist für die Erstellung einer Zahlungserinnerung festlegen.
Wichtig: Diese Einstellung greift nur für Rechnungen, die nach der Aktivierung geschrieben werden. Bereits erstellte Rechnungen müssen manuell gemahnt werden.
Manuelles Mahnwesen für bestimmte Rechnungen aktivieren
Auch wenn der automatische Versand nicht aktiviert ist, bietet orgaMAX die Möglichkeit, das Mahnwesen individuell für einzelne Rechnungen zu steuern. So können Sie:
- Automatische Mahnung für bestimmte Rechnungen aktivieren: Für offene Rechnungen lässt sich die Option Autom. mahnen aktivieren. Der automatische Versand von Mahnungen wird damit nur für diese Rechnung ab dem Zeitpunkt der Überfälligkeit aktiviert.
- Mahnungen für bereits überfällige Rechnungen erstellen: Für Rechnungen, die bereits überfällig sind, können Sie manuell eine Mahnung erzeugen. Klicken Sie dazu in der Rechnungsliste auf den Button Mahnung erstellen, um den Mahnprozess zu starten.
Textbausteine bearbeiten
Durch Klick auf Textbausteine einblenden haben Sie die Möglichkeit, den Einleitungs- und Schlusstext der Mahnung sowie den Text für den E-Mail-Versand anzupassen. Darüber hinaus können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen die jeweilige Mahnstufe erreicht wird. Beispielsweise wird eine Zahlungserinnerung nach 14 Tagen fällig, während weitere Mahnstufen individuell festgelegt werden können.
Mahnstufen und individuelle Anpassungen
Sie können die Anzahl der Mahnstufen sowie die jeweiligen Zeiträume bis zur nächsten Mahnstufe festlegen. Wünschen Sie keine Zahlungserinnerung, lässt sich diese deaktivieren, sodass direkt die erste Mahnstufe greift. Allerdings ist es nicht möglich, eine Mahnstufe zwischen zwei aktiven Stufen zu deaktivieren. Das bedeutet, wenn die Zahlungserinnerung deaktiviert wird, greift automatisch die erste Mahnstufe.
Mahnungen automatisch erzeugen und versenden
Wird der automatische E-Mail-Versand von Mahnungen aktiviert, erfolgt der gesamte Mahnlauf vollautomatisiert, sobald eine Rechnung überfällig wird. Diese Automatisierung gilt nicht rückwirkend für bereits erstellte Rechnungen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den automatischen Mahnlauf für bereits offene oder zukünftige Rechnungen gezielt zu aktivieren, indem Sie die entsprechende Option direkt bei der Rechnungserstellung unter Zahlungsbedingungen auswählen.
Mahnstatus einsehen
Für Rechnungen, zu denen bereits eine Mahnung erzeugt wurde, können Sie den Status angemahnt einsehen. Ein Klick auf diesen Status zeigt Ihnen eine Vorschau der gesendeten Mahnung. Dadurch können Sie jederzeit den aktuellen Stand der Mahnungen prüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.