Kurzantwort
Öffne Einstellungen > Kleinstammdaten > Mahnwesen, aktiviere den automatischen E-Mail-Versand und lege Mahnfristen sowie Mahnstufen fest. Für einzelne Rechnungen kannst Du Mahnungen auch manuell erstellen oder gezielt aktivieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Mahnwesen öffnen
Öffne über das Zahnrad oben rechts Kleinstammdaten > Mahnwesen.
Hier legst Du alle grundlegenden Einstellungen für Dein Mahnwesen fest, zum Beispiel Versandart und Fristen.
Schritt 2: Automatischen Mahnversand aktivieren (optional)
Setze den Haken bei Automatischer E-Mail-Versand von Mahnungen.
Sobald eine Rechnung überfällig ist, erstellt orgaMAX automatisch eine Mahnung und versendet sie per E-Mail an Deinen Kunden.
🟥 Wichtig:
Die Automatik gilt nur für Rechnungen, die Du nach der Aktivierung erstellst. Bereits vorhandene Rechnungen musst Du manuell mahnen.
Lässt du das automatische Versenden deaktiviert, kannst/musst Du die Mahnungen manuell auslösen.
Schritt 3: Mahnfristen und Mahnstufen festlegen
Definiere, nach wie vielen Tagen eine Mahnung ausgelöst wird.
Du kannst:
- eine Zahlungserinnerung festlegen (z. B. nach 14 Tagen)
- mehrere Mahnstufen einrichten (1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung)
- Zeiträume zwischen den Mahnstufen bestimmen
Wenn Du einzelne Mahnstufen nicht verwenden möchtest, kannst Du sie deaktivieren. In diesem Fall startet direkt die nächste Mahnstufe.
ℹ️ Hinweis:
Die Angabe nach wie vielen Tagen die jeweilige Mahnstufe ausgelöst werden soll bezieht sich immer auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung wird durch die in der Rechnung verwendete Zahlungsbedingung bestimmt.
In diesem Beitrag erfährst Du mehr zum Verwenden von Zahlungsbedingungen.
Schritt 4: Texte für Mahnungen anpassen
Klicke auf Textbausteine einblenden.
Passe dort:
- Einleitung und Schluss der Mahnung
- E-Mail-Text für den Versand
Du kannst jeweils einen Textbaustein pro Mahnstufe einrichten.
Speichere Deine Änderungen ab.
Schritt 5: Automatisches Mahnen für einzelne Rechnungen steuern
Du kannst das Mahnwesen auch gezielt pro Rechnung einsetzen.
Öffne eine Rechnung und aktiviere die Option Autom. mahnen, wenn diese automatisch gemahnt werden soll.
Schritt 6: Mahnungen manuell erstellen
Für bereits überfällige Rechnungen kannst Du jederzeit manuell eine Mahnung erstellen.
Öffne Verkauf > Rechnungen, wähle die gewünschte Rechnung und klicke auf das Drei-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Zeile der ausgewählten Rechnung ganz rechts und erscheint, wenn Du mit der Maus über den Bereich fährst.
Klicke in dem Auswahlmenü auf Mahnung erstellen.
Wähle im folgenden Fenster aus, ob Du die Mahnung per E-Mail senden oder das Dokument als PDF herunterladen möchtest.
Hast du Per E-Mail senden gewählt, kannst Du im letzten Schritt noch einmal die Texte und die E-Mail-Adresse des Kunden sowie einstellen, ob künftige Mahnungen automatisch versendet werden sollen.
Klicke abschließend auf E-Mail senden, um den Versand der Mahnung abzuschließen.
Schritt 7: Mahnstatus prüfen
In der Rechnungsliste erkennst Du am Status, ob eine Rechnung bereits gemahnt wurde.
Klicke auf den Status angemahnt, um eine Vorschau der Mahnung zu öffnen. So siehst Du jederzeit den aktuellen Stand.
Häufige Fragen
Wann wird eine Mahnung automatisch versendet?
Sobald eine Rechnung überfällig ist und der automatische Mahnversand aktiviert wurde.
Kann ich Mahnungen auch ohne Automatik versenden?
Ja, Du kannst für jede Rechnung manuell eine Mahnung erstellen.
Kann ich einzelne Mahnstufen deaktivieren?
Du kannst die Zahlungserinnerung deaktivieren. Einzelne Mahnstufen dazwischen lassen sich jedoch nicht überspringen.
Warum wird eine Rechnung nicht automatisch gemahnt?
Die Automatik greift nur für Rechnungen, die nach der Aktivierung erstellt wurden oder bei denen Autom. mahnen aktiv ist.