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Wie importiere ich neue Kunden oder aktualisiere bestehende Kunden?

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Kunden per Excel-Datei in orgaMAX importierst und bestehende Kunden aktualisierst.

Kurzantwort

Öffne Stammdaten > Datenimport, wähle den Kunden-Import und lade eine Excel-Datei (XLSX) hoch. Ordne die Spalten zu und starte den Import über Importieren. Bestehende Kunden kannst Du über die Importart „Nur vorhandene Kunden aktualisieren“ gezielt aktualisieren.

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Kunden-Import öffnen

Öffne Stammdaten > Datenimport.

Gezeigt wird der Weg zum Kundenimport über das Stammdatenmenü in orgaMAX

Wähle in der Übersicht den Kunden-Import aus. Hier kannst Du eine Excel-Datei hochladen oder eine Musterdatei herunterladen.

 

Schritt 2: Excel-Datei vorbereiten

Verwende eine Excel-Datei im XLSX-Format.

Wenn Du keine eigene Datei hast, kannst Du die bereitgestellte Musterdatei nutzen. Aktiviere darin zunächst die Bearbeitung in Excel. Die vorhandenen Einträge in der Musterdatei dienen als Beispiele, du kannst sie bei der Bearbeitung löschen.

⚠️ Achte darauf:

  • Die Spalte Kundennummer muss gefüllt sein
  • Die Spalte Kundennummer ist ein reines Zahlenfeld
  • Die Kundennummer muss eindeutig sein, d.h. eine Kundennummer darf nur für einen Kunden vergeben sein
  • Länder-Codes müssen korrekt sein

Für Deutschland muss der Länder-ISO-Code DE verwendet werden. Der Code D führt zu Importfehlern.

 

Schritt 3: Datei hochladen

Lade Deine Excel-Datei per Drag-and-drop oder über die Dateiauswahl hoch.

Nach dem Upload öffnet sich automatisch die Kunden-Massenverarbeitung.

 

Schritt 4: Vorschau prüfen

Im mittleren Bereich siehst Du eine Vorschau Deiner hochgeladenen Kundenliste.

Kundenimport - Vorschau

Prüfe hier:

  • Sind die Werte korrekt dargestellt?
  • Sind Spalten richtig befüllt?

Wenn Dir Fehler auffallen, korrigiere die Excel-Datei und lade sie erneut hoch.

 

Schritt 5: Import-Einstellungen festlegen

Auf der linken Seite legst Du die grundlegenden Einstellungen fest:

  • Importart
    • Nur neue Kunden importieren (Standard)
      Nutze diese Variante, wenn du gerade neu mit orgaMAX beginnst oder deine vorhandenen Kunden um weitere ergänzen möchtest
    • Neue Kunden importieren und bestehende aktualisieren
      Nutze diese Variante, wenn du bereits Kunden angelegt hast und deine Liste mögliche Ergänzungen zu bestehenden Kunden sowie neue Kunden enthält
    • Nur vorhandene Kunden aktualisieren
      Nutze diese Variante, wenn du z.B. deine Kundendaten außerhalb von orgaMAX ergänzt hast und diese Änderung nun in orgaMAX aktualisieren möchtest. Mehr dazu findest du auch weiter unten.
  • Import ab Zeile
    • Lege fest, ab welcher Zeile importiert wird (z. B. um Überschriften zu überspringen)
      Ab Zeile 1 bedeutet, dass die erste Zeile in deiner Excel-Liste bereits übersprungen wird.
  • Wahrheitswerte (Boolean)
    • Standardmäßig keine Anpassung nötig
    • Relevant, wenn Deine Datei z. B. mit 0 und 1 arbeitet

 

Schritt 6: Spalten zuordnen

Ordne nun die Spalten Deiner Excel-Datei den Feldern in orgaMAX zu.

  • Pflichtfelder sind mit * markiert
  • Die Kundennummer ist immer erforderlich
  • Adressdaten ordnest Du der Rechnungsadresse zu
  • Optional kannst Du auch eine Lieferadresse zuweisen

Achte darauf, dass die Datentypen passen (z. B. Zahlenfelder, Textfelder, Ja/Nein-Werte).

Gezeigt wird die Zuordnungsmaske mit dem besonderen Hinweis auf die Beschaffenheit der Datenbankfelder

 

Schritt 7: Import starten

Klicke oben rechts auf Importieren und bestätige den Vorgang.

Der Import läuft im Hintergrund. Du kannst währenddessen weiterarbeiten.

Nach Abschluss erhältst Du eine Benachrichtigung ob der Import erfolgreich war.

 

Import-Ergebnis prüfen

Nach dem Import bekommst Du eine E-Mail mit einer Zusammenfassung:

  • Anzahl importierter Kunden
  • Anzahl aktualisierter Kunden
  • Hinweise auf Fehler

Hier ein Beispiel:

import fehler

Diese Nachricht sagt aus, dass 3 von 105 Datensätzen fehlerhaft waren.

Zusätzlich ist eine JSON-Datei angehängt.

Diese enthält konkrete Fehlerangaben, zum Beispiel:

  • doppelte Kundennummern
  • fehlende Pflichtwerte

Beispiel:
{"B2":["not unique"]}
→ Die Kundennummer in Spalte B ist nicht eindeutig.

 

Bestehende Kunden aktualisieren

Du kannst bestehende Kunden gezielt per Import aktualisieren.

So gehst Du vor:

  1. Bereite eine Excel-Datei vor:
    • mit Kundennummer
    • und den Feldern, die Du ändern möchtest
  2. Öffne Stammdaten > Datenimport
  3. Lade die Datei hoch
  4. Wähle bei Importart:
    Nur vorhandene Kunden aktualisieren
  5. Ordne die relevanten Spalten zu
  6. Starte den Import

🟥 Wichtig:
Die Kundennummer dient zur Identifikation und muss immer zugeordnet werden.
Sie kann nicht per Import geändert werden.

 

Häufige Fragen

Welche Felder kann ich importieren / aktualisieren?

Hier findest du eine Übersicht aller importierbaren Felder nebst Beschreibung zu den Feldern.

 

Warum wird meine Datei nicht korrekt importiert?

Häufige Ursachen:

  • falsches Dateiformat (kein XLSX)
  • fehlende Pflichtfelder
  • falscher Länder-Code (z. B. D statt DE)
  • doppelte Kundennummern
  • falscher Wert im zu importierenden Feld

 

Kann ich nur einzelne Felder aktualisieren?

Ja, Du kannst gezielt nur die Felder zuordnen, die Du ändern möchtest. Alle anderen Daten bleiben unverändert.

 

Wie schnell ist der Import?

Der Import läuft im Hintergrund und verarbeitet große Datenmengen sehr schnell. Auch größere Dateien sind in kurzer Zeit abgeschlossen.