Die E-Rechnung – Alles, was Sie wissen müssen
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist der ab dem 1. Januar 2025 geltende Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen enthält eine E-Rechnung die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XML).
Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung basieren auf der EU-Norm EN 16931 und wurden mit dem Wachstumschancengesetz am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen. Ziel der neuen Regelung ist es, Rechnungsprozesse effizienter, transparenter und automatisierter zu gestalten.
Formate der E-Rechnung
Was bedeuten XML, XRechnung und ZUGFeRD?
- XML (Extensible Markup Language) ist ein textbasiertes Format, das Daten strukturiert und maschinenlesbar darstellt.
- XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für die elektronische Rechnungsverarbeitung entwickelt wurde.
- ZUGFeRD kombiniert eine XML-Datei mit einer zusätzlich eingebetteten PDF-Version, sodass die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen gut lesbar bleibt.
Während XRechnung besonders bei öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben ist, bevorzugen viele Unternehmen das hybride ZUGFeRD-Format, da es eine bessere Lesbarkeit bietet.
Unterschied zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen
Was sind sonstige Rechnungen?
Seit dem 1. Januar 2025 wird zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden:
- E-Rechnungen erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind in einem maschinenlesbaren Format (z. B. XML, XRechnung, ZUGFeRD) strukturiert.
- Sonstige Rechnungen sind herkömmliche Rechnungen, die als Papierdokumente oder einfache PDFs versendet werden.
Während sonstige Rechnungen nur noch unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sind, wird die E-Rechnung zur neuen Standardform.
Pflicht zur E-Rechnung
Wer muss E-Rechnungen erstellen?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, die B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands erzielen. Das bedeutet:
✅ Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen, müssen diese als E-Rechnungen versenden.
❌ Privatkunden (B2C) sind von dieser Pflicht nicht betroffen.
❌ Ausländische Geschäftskunden (EU oder Drittstaaten) sind ebenfalls nicht betroffen.
Gibt es Übergangsregelungen?
Ja, bis zum Jahr 2028 gibt es verschiedene Übergangsfristen:
- 01.01.2025 – 31.12.2026
- Papierrechnungen bleiben zulässig.
- PDF-Rechnungen dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden.
- 01.01.2027 – 31.12.2027
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen weiterhin PDF-Rechnungen nutzen.
- Ab 2028
- E-Rechnungen sind für alle B2B-Umsätze in Deutschland verbindlich.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind nicht zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Allerdings müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und entsprechend zu verarbeiten.
Empfang und Versand von E-Rechnungen
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen digital zu erhalten und weiterzuverarbeiten.
📌 Wichtig: Es gibt keine Übergangs- oder Ausnahmeregelungen für den Empfang von E-Rechnungen.
Kann ich E-Rechnungen ausdrucken und per Post versenden?
Nein. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt vor, dass E-Rechnungen ausschließlich elektronisch übermittelt und verarbeitet werden müssen.
Ein Ausdruck entspricht nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 und ist daher nicht rechtskonform.
Welche Vorteile bietet die digitale Archivierung von E-Rechnungen?
- Platzsparend: Keine physischen Ordner oder Papierstapel erforderlich.
- Schneller Zugriff: Dokumente sind jederzeit digital verfügbar.
- Bessere Organisation: Rechnungen können leicht durchsucht und kategorisiert werden.
- Sicherheit: Digitale Archive bieten Zugriffskontrollen und Backups.
- Kostensenkung: Weniger Druck-, Lager- und Verwaltungskosten.
- Rechtskonform: Digitale Archivierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Fazit
Die E-Rechnung wird ab 2025 zur neuen Standardform für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Durch ihre automatisierte Verarbeitung und die digitale Archivierung bietet sie zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
✔ B2B-Unternehmen sind ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.
✔ Es gibt Übergangsfristen bis 2028, aber der Umstieg sollte frühzeitig geplant werden.
✔ Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers werden schrittweise abgeschafft.
✔ Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Durch die rechtzeitige Anpassung an die neue E-Rechnungspflicht können Unternehmen langfristig Zeit und Kosten sparen und ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten.