Die E-Rechnung – Alles, was Sie wissen müssen

Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie im Zweifel die jeweils aktuellen Vorgaben.

Format	Kurzbeschreibung	Typische Nutzung	Hinweis
XRechnung	Reines EN-16931-XML (UBL/CII) in deutscher CIUS	B2G verpflichtend, B2B weit verbreitet	Reine XML-Datei, nicht für Menschen formatiert
ZUGFeRD/Factur-X	PDF mit eingebettetem EN-16931-XML	B2B häufig genutzt	Als E-Rechnung nur mit EN-16931-Profil; B2G-Akzeptanz je nach Vorgabe
„PDF/Papier“	Menschlich lesbar, nicht strukturiert	Übergangsweise mit Zustimmung	Keine E-Rechnung im Sinne EN 16931

Typ	Definition	Zulässigkeit
E-Rechnung	EN-16931-konform (z. B. XRechnung, Factur-X mit EN-16931-Profil)	Bereits zulässig; stufenweise verpflichtend
Sonstige Rechnung	Papier oder „einfaches PDF“ ohne EN-16931-XML	Nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers

Zeitraum	Empfang E-Rechnung	Versand/Erstellung	Besonderheiten
Ab 01.01.2025	Verpflichtend: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können	E-Rechnungen zulässig; Papier/PDF weiterhin möglich (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)	Start der Übergangsphase
2025–2026	Wie oben	Wie oben	Übergang bleibt bestehen
2027	Weiterhin verpflichtend	Grundsatz: E-Rechnungen versenden; Unternehmen mit Vorjahresumsatz < 800.000 EUR dürfen weiterhin PDF (mit Zustimmung) nutzen	Schwellenwert-Ausnahme
Ab 2028	Weiterhin verpflichtend	E-Rechnungen verpflichtend für alle inländischen B2B-Umsätze	Ende der Übergangsphase

Ab 2025 empfangspflichtig wie alle Unternehmen.
Für die Ausstellung gelten dieselben Stufen: 2027 Grundsatz E-Rechnung, ab 2028 verpflichtend (bzw. bereits 2027, wenn der Vorjahresumsatz ≥ 800.000 EUR).
Es besteht keine dauerhafte Befreiung von der Ausstellung.

Empfang: Unternehmen benötigen eine elektronische Empfangsstelle und die Fähigkeit, EN-16931-XML zu verarbeiten (z. B. XRechnung oder Factur-X). Kanäle: PEPPOL, E-Mail mit XML-Anhang, Portale/Dienstleister.
Versand: Nach Vereinbarung mit dem Empfänger per PEPPOL oder E-Mail/Portal. Wichtig ist die inhaltliche Konformität (EN-16931/XRechnung), nicht nur der Transportweg.
PDF allein ist keine E-Rechnung.

Ausdrucke können intern als Belegkopie genutzt werden, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die elektronische Übermittlung/Verarbeitung einer E-Rechnung.

Original-Datei aufbewahren: EN-16931-XML (und ggf. PDF bei ZUGFeRD/Factur-X).
Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen (Protokolle, Versionskontrolle).
Maschinelle Auswertbarkeit erhalten (keine ausschließliche Ablage als Bild/PDF).
Zugriffs- und Berechtigungskonzept, regelmäßige Backups.
Aufbewahrungsfrist i. d. R. 10 Jahre.

Bereich	Prüfpunkte
Formate	Unterstützen wir XRechnung (UBL/CII) und optional Factur-X (EN-16931-Profil)?
Empfang	Gibt es eine definierte Empfangsstelle (PEPPOL/E-Mail/Portal) inkl. Verarbeitung der XML-Inhalte?
Versand	Validieren wir E-Rechnungen vor Versand (EN 16931/XRechnung/PEPPOL)?
Stammdaten	Vollständige Firmen- und Kundenangaben inkl. steuerlicher IDs und Ansprechpartnern gepflegt?
Prozesse	Klare Abläufe für Korrekturen, Stornos, Gutschriften, Mahnwesen?
Archiv	GoBD-konforme Aufbewahrung des Original-XML implementiert?

„Ab 2025 müssen alle E-Rechnungen ausstellen.“ – Korrekt ist: Ab 2025 empfangen, die Ausstellungspflicht kommt stufenweise (2027/2028).
„PDF per E-Mail reicht als E-Rechnung.“ – Nur, wenn eine EN-16931-XML enthalten ist (z. B. Factur‑X). Ein reines PDF ist keine E-Rechnung.
„ZUGFeRD ist immer zulässig.“ – Nur mit EN‑16931‑Profil gilt es als E-Rechnung; im B2G-Kontext wird häufig XRechnung gefordert.
„Leitweg-ID ist immer nötig.“ – Primär B2G. Im B2B nur, wenn vom Partner verlangt (als Käuferreferenz).

Vor dem Versand validieren (EN 16931/XRechnung/PEPPOL).
Saubere Stammdaten vermeiden die meisten Validierungsfehler.
Mit Geschäftspartnern Transportweg und Identifikatoren (PEPPOL-IDs, ggf. Schemes) vorab abstimmen.
Testläufe mit Musterrechnungen in beiden Richtungen (Empfang/Versand) durchführen.

Dieser FAQ fasst die wichtigsten Punkte rund um EN-16931-konforme E-Rechnungen zusammen und berücksichtigt die Übergangsfristen bis 2028. Ideal für B2B in Deutschland.