E-Rechnung erfassen & weiterverarbeiten
Erhalten Sie von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern Eingangsrechnungen als E-Rechnungen, können Sie diese in importieren. Der Inhalt der E-Rechnung wird automatisch ausgelesen, so dass lästiges Abtippen von Rechnungsdaten entfällt.
Navigieren Sie zu Finanzen → Ausgaben und laden Sie eine oder mehrere E-Rechnungen über die Schaltfläche E-Rechnung / Belege hochladen hoch. Es können sowohl ZUGFeRD, als auch XRechnungen importiert werden.
Neu hochgeladenen E-Rechnungen haben den Status "Zu prüfen". Mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag öffnen Sie die E-Rechnung. Hier sehen Sie eine Reihe von Informationen, wie das Validierungsergebnis, den Prüfbericht und ausgelesenen Rechnungsfelder. 
E-Rechnung erstellen
Mit orgaMAX Buchhaltung erstellen Sie E-Rechnungen für in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Da sich die E-Rechnungspflicht lediglich auf B2B-Geschäfte (Business to Business) bezieht, stehen Ihnen die hier gezeigten Funktionen nur bei Geschäftskunden zur Verfügung. Für Kunden mit dem Typ Privatkunde werden keine E-Rechnungen erzeugt.
ZUGFeRD-Rechnung erzeugen
Jede Rechnung, die Sie mit orgaMAX Buchhaltung erstellen, ist automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. In der PDF-Datei Ihrer Rechnung ist automatisch der strukturierte XML-Datensatz eingebettet:
XRechnung erzeugen
Möchten Sie eine Rechnung separat als XRechnung versenden, können Sie nach Abschluss der Rechnung jederzeit die einzelne XML-Datei herunterladen und versenden:
1. Öffnen Sie dazu das Dropdown-Menü
2. Wählen Sie den Dateityp XRechnung aus
3. und klicken Sie zuletzt auf Jetzt herunterladen
ℹ️ XRechnung & ZUGFeRD einfach erklärt
XRechnung
Eine XRechnung ist ein rein maschinenlesbares, standardisiertes XML-Format, das für die strukturierte und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen in digitalen Buchhaltungsprozessen entwickelt wurde.
ZUGFeRD-Rechnung
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Version, wodurch sie sowohl für digitale als auch für manuelle Verarbeitung geeignet ist.
Valide E-Rechnung erstellen
Damit Ihre E‑Rechnung den gängigen Standards entspricht, sind einige Felder zu füllen. Folgende Angaben sind notwendig:
- Firmendaten aus "Einstellungen → Meine Firma → Kontaktdaten" (Stadt, Postleitzahl, …)
- E‑Rechnungsdaten aus "Einstellungen → Meine Firma → E‑Rechnung" (Bankverbindung, Kontoinhaber, IBAN, …)
- Steuerdaten, Kundendaten, ggf. Leitweg‑ID usw. (siehe ursprüngliche Liste)
Wichtig: Bevor Sie eine E‑Rechnung versenden oder abschließen, nutzen Sie die Schaltfläche „E‑Rechnung validieren“, um eine formale Prüfung durchzuführen. Der Validator überprüft die strukturierte XML‑Darstellung und gibt einen Prüfbericht aus, der Ihnen zeigt, ob Pflichtfelder fehlen oder formale Konflikte vorliegen. Beheben Sie gemeldete Fehler in der Maske und wiederholen Sie die Validierung, bis die Rechnung fehlerfrei ist.
ℹ️ Sie können auch direkt in Ihren Rechnungen im Reiter E-Rechnungseinstellungen einige e-rechnungs-spezifische Einstellungen vornehmen.
