E-Rechnung

E-Rechnung erfassen & weiterverarbeiten

Erhalten Sie von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern Eingangsrechnungen als E-Rechnungen, können Sie diese in  importieren. Der Inhalt der E-Rechnung wird automatisch ausgelesen, so dass lästiges Abtippen von Rechnungsdaten entfällt.

Navigieren Sie zu Finanzen → Ausgaben und laden Sie eine oder mehrere E-Rechnungen über die Schaltfläche E-Rechnung / Belege hochladen hoch. Es können sowohl ZUGFeRD, als auch XRechnungen importiert werden.

Neu hochgeladenen E-Rechnungen haben den Status "Zu prüfen". Mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag öffnen Sie die E-Rechnung. Hier sehen Sie eine Reihe von Informationen, wie das Validierungsergebnis, den Prüfbericht und ausgelesenen Rechnungsfelder. 

E-Rechnung erstellen

Mit orgaMAX Buchhaltung erstellen Sie E-Rechnungen für in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Da sich die E-Rechnungspflicht lediglich auf B2B-Geschäfte (Business to Business) bezieht, stehen Ihnen die hier gezeigten Funktionen nur bei Geschäftskunden zur Verfügung. Für Kunden mit dem Typ Privatkunde werden keine E-Rechnungen erzeugt.

ZUGFeRD-Rechnung erzeugen 

Jede Rechnung, die Sie mit orgaMAX Buchhaltung erstellen, ist automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. In der PDF-Datei Ihrer Rechnung ist automatisch der strukturierte XML-Datensatz eingebettet:

XRechnung erzeugen

Möchten Sie eine Rechnung separat als XRechnung versenden, können Sie nach Abschluss der Rechnung jederzeit die einzelne XML-Datei herunterladen und versenden:

1.    Öffnen Sie dazu das Dropdown-Menü
2.    Wählen Sie den Dateityp XRechnung aus
3.    und klicken Sie zuletzt auf Jetzt herunterladen

Valide E-Rechnung erstellen

Damit ihre E-Rechnung den gängigen Standards entspricht, sind einige Felder zu füllen. Folgende Angaben sind notwendig:

• Firmendaten aus "Einstellungen → Meine Firma → Kontaktdaten"
  • Stadt
  • Postleitzahl
• Daten speziell für E-Rechnungen aus "Einstellungen → Meine Firma → E-Rechnung"
  • Ihre Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
  • Ihr Vor- und Nachname
  • Ihre Telefon-Nr.
  • Ihre E-Mail-Adresse
• Steuerdaten aus "Einstellungen → Meine Firma → Steuer-Einstellungen"
  • Ihre Steuernummer
  • Ihre Umsatzsteuer-ID (optional)
• Kundendaten aus den Kundenstammdaten , individuell für jeden Kunden, der E-Rechnungen erhalten soll
  • Kunden E-Mail
  • Stadt des Kunden
  • Postleitzahl des Kunden
• Zusätzliche Kunden-Felder 
  • ggf. Leitweg-ID (Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die in der elektronischen Rechnungsstellung verwendet wird, um Rechnungen präzise an eine Behörde oder Abteilung innerhalb der öffentlichen Verwaltung Deutschlands – B2G: Business to government – zu adressieren.)
  • ggf. Lieferantennummer des Kunden (Hat Ihnen Ihr Endkunde Ihre Lieferanten- / Debitoren-Nr. gegeben, die Sie in seinem ERP-System haben, können Sie diese hier eintragen.)
  • Referenznummer des Kunden (Da E-Rechnungen im XRechnung-Format aktuell eine Leitweg-ID erfordern, nutzen wir diese Referenznummer des Kunden für die Erstellung von XRechnungen im B2B-Bereich als Leitweg-ID. Dadurch können Sie auch an andere Unternehmen korrekte XRechnungen ausstellen, ohne, dass Ihr Kunde eine eigene Leitweg-ID benötigt. Für jeden neuen Firmenkunden vergeben wir initial automatisch eine eigene Referenznummer. Möchten Sie eine eigene Referenznummer vergeben oder teilt Ihnen Ihr Kunde eine mit, können Sie diese jederzeit ändern.