shareHUB in orgaMAX Buchhaltung

Das shareHUB erlaubt Ihnen, Ihren Kunden Dokumente aus orgaMAX unkompliziert digital zur Verfügung zu stellen

Inhaltsverzeichnis

1. shareHUB - kurz erklärt
2. Logo für shareHUB

3. Kommunikation

4. Zahlungsdienstanbieter anbinden
5. Einrichtung von Stripe
6. Dokumente anhängen
7. Kundenansicht
8. Elektronische Unterschrift
9. Häufige Fragen

shareHUB - kurz erklärt

Die Einstellungen zum shareHUB finden Sie unter Einstellungen → shareHUB. Im oberen Teil wird Ihnen auch ein kleines Tutorial angeboten:

Logo für shareHUB

Kommunikation

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse und Telefonnummer an, die im shareHUB als Kontaktmöglichkeit für Ihre Kunden verwendet werden soll. Diese Kontaktinformationen dienen dazu, dass Ihre Kunden Sie direkt erreichen können, um Fragen zu Dokumenten, Angeboten, Rechnungen oder anderen Anliegen zu klären. Durch die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse und Telefonnummer schaffen Sie eine einfache und direkte Kommunikationsmöglichkeit, um einen reibungslosen Austausch mit Ihren Kunden zu gewährleisten.

Zahlungsdienstanbieter 

Durch die Anbindung an Zahlungsdienstanbieter ermöglichen Sie Ihren Kunden, Rechnungen, die über das shareHUB zur Verfügung gestellt werden, direkt und bequem über Zahlungsmethoden wie PayPal zu bezahlen. Dadurch erhalten Sie Ihr Geld deutlich schneller. Ihre Kunden können ganz einfach auf den in der Rechnung generierten Link klicken und die Zahlung direkt über den Zahlungsdienstleister abwickeln.

Onboarding und Einrichtung von Stripe

Um Stripe in Ihrem orgaMAX aktivieren zu können, müssen Sie sich vorher einmal auf der Website registrieren. Dies können Sie direkt unter folgendem Link durchführen: 

Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, wechseln Sie zurück ins orgaMAX und gehen auf Aktivieren unter Zahlungsdienstanbieter. 

Zahlungsmethoden immer aktiv

Um sicherzustellen, dass Sie von schnellen Zahlungen profitieren, können Sie hier die aktivierten Zahlungsmethoden für neue Rechnungen und Aufträge direkt aktivieren.

Dokumente

Stellen Sie Ihren Kunden zusätzlich Dokumente wie AGB oder Preislisten zur Verfügung, indem Sie diese einmalig im shareHUB hochladen und diese automatisch an Ihre versandten E-Mails angehängt wird:

Kundenansicht

So sieht Ihr Kunde eine über das shareHUB zur Verfügung gestellte Rechnung inklusive der Möglichkeit, diese direkt zu bezahlen:

Elektronische Unterschrift

Hier hat Ihr Kunde die Möglichkeit, ein Angebot elektronisch zu unterschreiben. Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigung inkl. einer Kopie der Unterschrift zurück.

Versenden Sie hierzu das gewünschte Angebot mit der Funktion "per E-Mail versenden". Geben Sie hier wie gewohnt die E-Mail Adresse des Kunden an und klicken auf E-Mail mit Unterschrift senden.

Nun hat Ihr Kunde die Möglichkeit, das Angebot anzunehmen

und direkt zu unterschrieben.

Wie erreicht mein Kunde das shareHUB?

Bei aktivem shareHUB wird beim E-Mail-Versand der Rechnung das PDF nicht mehr standardmäßig angehängt. Stattdessen wird das PDF der Rechnung auf unseren sicheren Servern abgelegt, ein individueller Link zu diesem PDF generiert und in der E-Mail eingefügt. Dadurch werden Ihre bestehenden Textbausteine angepasst. 

Wenn Sie weiterhin möchten, dass das PDF als Anhang versendet wird, können Sie dies in den Einstellungen unter Mein Konto und dann E-Mail-Versand einstellen. 

Häufig gestellte Fragen:

1. Frage: Ist das Dokument für jeden ersichtlich?

1. Antwort: Nein, nur die Personen, welche den Link besitzen, können das Dokument abrufen.

2. Frage: Wo werden die Dokumente gespeichert?

2. Antwort: Wir arbeiten mit dem Rechenzentrum der Buhl Data Service GmbH in Neuenkirchen zusammen.

3. Frage: Ich habe mein PayPal-Konto angebunden. Bei den Transaktionen ist jetzt eine Partner-Gebühr ersichtlich. Wie hoch ist die Partner-Gebühr?

3. Antwort: Durch die direkte Zahlungsmöglichkeit aus dem shareHUB wird der Kunde sehr wahrscheinlich zu einer schnelleren Zahlung bewegt. Die Partner-Gebühr bei PayPal beträgt aktuell 0,75 % (stripe.com 0,5 %), welche zusätzlich erhoben wird. Die Abwicklung der Partner-Gebühr wird komplett über Zahlungsdienstanbieter realisiert.

Wir empfehlen, diesen Betrag buchhalterisch auch als Nebenkosten des Geldverkehrs zu buchen.

4. Frage: Wie kann ich die Verknüpfung zum PayPal Konto wieder lösen?

74 Antwort:

Klicken Sie im Einstellungsbereich des shareHUB einfach auf die Seite der Zahlungsdienstanbieter und wählen Sie den Button "Verknüpfung aufheben".

Alternativ für PayPal:

Für Business-Accounts loggen Sie sich dazu über diesen Link in PayPal ein: 

https://www.paypal.com/businessprofile/partner/consents

Hier können Sie über das Kästchen die Berechtigungen aktualisieren.

Für Private-Accounts loggen Sie sich dazu über diesen Link in PayPal ein: 

https://www.paypal.com/myaccount/security/flow/permissions/thirdparty

Hier können Sie über das Kästchen die Berechtigungen aktualisieren.

Über das PayPal-Menü gelangen Sie auch zu dieser Einstellung:

Einstellungen → Daten und Datenschutz → Ihre erteilten Berechtigungen