Kurzantwort
Öffne Verkauf > Zeiterfassung, klicke auf + Neu und erfasse die Zeit mit Kunde, Datum und Dauer. Speichere den Eintrag und markiere anschließend die gewünschten Zeiten in der Übersicht. Über Rechnung erstellen wandelst Du die Zeiten direkt in eine Rechnung um.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Zeiterfassung öffnen
Öffne Verkauf > Zeiterfassung.
Die Übersicht der bereits erfassten Zeiten wird angezeigt. Hier kannst Du bestehende Einträge durchsuchen, exportieren oder neue Zeiten anlegen.
Schritt 2: Neue Zeit erfassen
Klicke oben rechts auf + Neu.
Die Eingabemaske für eine neue Zeiterfassung öffnet sich.
Schritt 3: Kundendaten und Zeitangaben eintragen
Wähle einen Kunden aus und erfasse die Zeit.
- Wähle oben den passenden Kunden aus oder gib ihn neu ein
- Trage je nach Einstellung entweder die Bearbeitungszeit oder die Dauer ein
- Wähle das Datum der Tätigkeit
- Lege den Stundensatz (netto) fest
💡 Hinweis
Willst Du eine fertige Dauer erfassen, wähle im Feld Art: Std. / Min.. Gib die zu erfassende Zeit maximal vierstellig ein und trenne Stunden von Minuten mit einem Doppelpunkt.
Beispiel: Du möchtest 4 Stunden und 50 Minuten erfassen, gib 04:50 ein.
Willst Du die Zeit mit Start- und Endzeitpunkt erfassen, wähle im Feld Art: Von - Bis. Gib die Startzeit und die Endzeit maximal vierstellig ein und trenne Stunde und Minute mit einem Doppelpunkt.
Beispiel: Du möchtest einen Zeitraum von halb neun bis halb eins erfassen, die Zeiten so ein: Von: 08:30, Bis: 12:30
Ergänze zusätzlich eine Tätigkeitsbeschreibung, damit die Leistung später auf der Rechnung nachvollziehbar ist.
Schritt 4: Zeit speichern
Klicke oben rechts auf Speichern.
Die Zeit wird gespeichert und steht in der Übersicht zur weiteren Verarbeitung bereit.
Schritt 5: Zeiten zur Abrechnung auswählen
Markiere die gewünschten Zeiten in der Übersicht.
Du kannst einzelne Einträge auswählen oder über das Kontrollkästchen alle Zeiten gleichzeitig markieren.
Schritt 6: Rechnung erstellen
Klicke oben rechts auf Rechnung erstellen.
orgaMAX erstellt automatisch eine Rechnung mit den ausgewählten Zeiten.
Die erfassten Leistungen werden mit Dauer und Tätigkeitsbeschreibung in die Rechnung übernommen.
Schritt 7: Rechnung nachbearbeiten, prüfen und abschließen
Prüfe die Rechnung und bearbeite sie ggf. nach. Du kannst alle Positionen, Texte und Einstellungen wie gewohnt anpassen.
Anschließend kannst Du die Rechnung speichern, abschließen und anschließend z. B. per E-Mail versenden.
Damit hast Du Zeiten erfasst und abgerechnet. Natürlich musst Du die erfassten Zeiten nicht sofort abrechnen. Sammele die Zeiten nach Bedarf und rechne sie zu Deinem gewünschten Zeitpunkt ab.
💡 Tipp:
Du kannst Zeiten auch aus dem Kundenstammdatensatz erfassen. Gehe zu Stammdaten > Kunden und öffne den entsprechenden Kundendatensatz.
Klicke auf Weitere > Zeiterfassung. Anschließend gehst du wie ab Schritt 3 beschrieben weiter vor.
Häufige Fragen
Warum sehe ich meine Zeiten nicht in der Rechnung?
Stelle sicher, dass Du die Zeiten vor dem Klick auf Rechnung erstellen markiert hast. Nicht ausgewählte Einträge werden nicht übernommen.
Kann ich mehrere Zeiten gleichzeitig abrechnen?
Ja, markiere einfach mehrere oder alle Zeiten in der Übersicht und erstelle daraus gesammelt eine Rechnung.
Kann ich die Tätigkeitsbeschreibung nachträglich ändern?
Ja, solange die Zeit noch nicht abgerechnet wurde. Nach der Umwandlung in eine Rechnung bearbeitest Du die Beschreibung direkt in der Rechnung.