Wie importiere ich neue Lieferanten oder aktualisiere bestehende Lieferanten?

Kurzantwort

Öffne Stammdaten > Datenimport, wähle den Lieferanten-Import und lade eine Excel-Datei (XLSX) hoch. Ordne die Spalten zu und starte den Import über Importieren. Bestehende Lieferanten kannst Du über die Importart „Nur vorhandene Lieferanten aktualisieren“ gezielt aktualisieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Lieferanten-Import öffnen

Öffne Stammdaten > Datenimport.

Wähle in der Übersicht den Lieferanten-Import aus. Hier kannst Du eine Excel-Datei hochladen oder eine Musterdatei herunterladen.

Schritt 2: Excel-Datei vorbereiten

Verwende eine Excel-Datei im XLSX-Format.

Wenn Du keine eigene Datei hast, kannst Du die bereitgestellte Musterdatei nutzen. Aktiviere darin zunächst die Bearbeitung in Excel. Die vorhandenen Einträge in der Musterdatei dienen als Beispiele, du kannst sie bei der Bearbeitung löschen.

Schritt 3: Datei hochladen

Lade Deine Excel-Datei per Drag-and-drop oder über die Dateiauswahl hoch.

Nach dem Upload öffnet sich automatisch die Lieferanten-Massenverarbeitung.

Schritt 4: Vorschau prüfen

Im mittleren Bereich siehst Du eine Vorschau Deiner Daten.

Prüfe hier:

• Sind die Werte korrekt dargestellt?
• Sind Spalten richtig befüllt?

Wenn Dir Fehler auffallen, korrigiere die Excel-Datei und lade sie erneut hoch.

Schritt 5: Import-Einstellungen festlegen

Auf der linken Seite legst Du die grundlegenden Einstellungen fest:

• Importart auswählen
  • Nur neue Lieferanten importieren (Standard)
    Nutze diese Variante, wenn du gerade neu mit orgaMAX beginnst oder deine vorhandenen Lieferanten um weitere ergänzen möchtest
  • Neue Lieferanten importieren und bestehende aktualisieren
    Nutze diese Variante, wenn du bereits Lieferanten angelegt hast und deine Liste mögliche Ergänzungen zu bestehenden Lieferanten sowie neue Lieferanten enthält
  • Nur vorhandene Lieferanten aktualisieren
    Nutze diese Variante, wenn du z.B. deine Lieferantendaten außerhalb von orgaMAX ergänzt hast und diese Änderung nun in orgaMAX aktualisieren möchtest. Mehr dazu findest du auch weiter unten.
• Import ab Zeile
  • Lege fest, ab welcher Zeile importiert wird (z. B. um Überschriften zu überspringen)
    Ab Zeile 1 bedeutet, dass die erste Zeile in deiner Excel-Liste bereits übersprungen wird.
• Wahrheitswerte (Boolean)
  • Standardmäßig keine Anpassung nötig
  • Relevant, wenn Deine Datei z. B. mit 0 und 1 arbeitet

Schritt 6: Spalten zuordnen

Ordne nun die Spalten Deiner Excel-Datei den Feldern in orgaMAX zu.

• Pflichtfelder sind mit * markiert
• Die Lieferantennummer ist immer erforderlich
• Adressdaten ordnest Du der Rechnungsadresse zu
• Optional kannst Du auch eine Lieferadresse zuweisen

Achte darauf, dass die Datentypen passen (z. B. Zahlenfelder, Textfelder, Ja/Nein-Werte).

Schritt 7: Import starten

Klicke oben rechts auf Importieren und bestätige den Vorgang.

Der Import läuft im Hintergrund. Du kannst währenddessen weiterarbeiten.

Nach Abschluss erhältst Du eine Benachrichtigung – auch per E-Mail.

Import-Ergebnis prüfen

Nach dem Import bekommst Du eine E-Mail mit einer Zusammenfassung:

• Anzahl importierter Lieferanten
• Anzahl aktualisierter Lieferanten
• Hinweise auf Fehler

Hier ein Beispiel eines Kundenimportes:

Zusätzlich ist eine JSON-Datei angehängt.

Diese enthält konkrete Fehlerangaben, zum Beispiel:

• doppelte Lieferantennummern
• fehlende Pflichtwerte

Beispiel:
{"B2":["not unique"]}
→ Die Lieferantennummer in Spalte B ist nicht eindeutig.

Bestehende Lieferanten aktualisieren

Du kannst bestehende Lieferanten gezielt per Import aktualisieren.

So gehst Du vor:

1. Bereite eine Excel-Datei vor:
   • mit Lieferantennummer
   • und den Feldern, die Du ändern möchtest
2. Öffne Stammdaten > Datenimport
3. Lade die Datei hoch
4. Wähle bei Importart:
   Nur vorhandene Lieferanten aktualisieren
5. Ordne die relevanten Spalten zu
6. Starte den Import

Häufige Fragen

Welche Felder kann ich importieren / aktualisieren?

Hier findest du eine Übersicht aller importierbaren Felder nebst Beschreibung zu den Feldern.

Warum wird meine Datei nicht korrekt importiert?

Häufige Ursachen:

• falsches Dateiformat (kein XLSX)
• fehlende Pflichtfelder
• falscher Länder-Code (z. B. D statt DE)
• doppelte Lieferantennummern

Kann ich nur einzelne Felder aktualisieren?

Ja, Du kannst gezielt nur die Felder zuordnen, die Du ändern möchtest. Alle anderen Daten bleiben unverändert.

Wie schnell ist der Import?

Der Import läuft im Hintergrund und verarbeitet große Datenmengen sehr schnell. Auch größere Dateien sind in kurzer Zeit abgeschlossen.