Die Schritt-Für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von orgaMAX Dokumente über orgaMAX ERP.
Mit einem Klick auf dieses Bild gelangen Sie zur Hilfe-Tour dieses FAQ-Beitrags:
Inhaltsverzeichnis
Voraussetzungen
Um orgaMAX Dokumente in Verbindung mit orgaMAX ERP nutzen zu können, ist es zwingend erforderlich, das Paket L von orgaMAX Dokumente gebucht zu haben.
Des Weiteren ist eine Anbindung und somit eine gemeinsame Nutzung erst ab der Version 23.05.01.001 möglich. Ihre aktuell eingesetzte Version von orgaMAX ERP finden Sie unter „Hilfe → Info“.
- Haben Sie den Bereich „Office → Dokumente“ bereits aktiviert, können Sie den nachfolgenden Punkt überspringen. Gehen Sie direkt hierhin: orgaMAX Dokumente aktivieren.
- Wenn Sie den Bereich „Office → Dokumente“ bisher nicht aktiviert haben, zeigen Ihnen folgende Schritte, was Sie nun tun müssen:
Bereich Office - Dokumente in orgaMAX ERP einrichten
Der Bereich „Office → Dokumente“ erlaubt es Ihnen, Ihre Dokumente für alle Stammdaten, Vorgänge, Projekte und Zahlungen in orgaMAX ERP zentral in einer spezifischen Datenbank zu speichern. Sofern Sie bestehende Dokumente in orgaMAX über die alte Dokumentenverzeichnisstruktur hinterlegt haben und Ihre Lizenz passend umgestellt wurde, bietet Ihnen orgaMAX ERP die Option an, Ihre bestehenden Dokumente zu importieren.
Bitte führen Sie vor der Aktivierung und dem Import eine Datensicherung durch!
Navigieren Sie in Ihrem orgaMAX Office → Dokumente.
Sobald orgaMAX ERP Ihre Dokumente zum Import gefunden hat, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt:
Dieser Vorgang importiert Ihre vorhandenen Dokumente in die Dokumentendatenbank von orgaMAX Dokumente.
Ihre Daten und Dokumente liegen uns am Herzen. Bitte beachten Sie folgende Schritte, um eine reibungslose Übernahme Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
- Praxistipp und Beispiel: Folgender FAQ-Eintrag hilft Ihnen, den benötigten Speicherbedarf einzuschätzen: Erstellen einer Datensicherung außerhalb von orgaMAX ERP. Kontrollieren Sie die Verzeichnisgrößen folgender Verzeichnisse: DB und ARCHIV. Sind beide Verzeichnisse zusammen beispielsweise 30 GB groß und Sie haben auf Laufwerk C: nur noch 25 GB an freien Speicher, wird der Import abgebrochen. Dieses sollte unbedingt verhindert werden.
- Sonderzeichen in den Dateien können beim Import zu Konflikten führen. In diesem Fall wird die Datei übersprungen. Sie kann jedoch nachträglich bearbeitet und manuell importiert werden.
orgaMAX Dokumente aktivieren
Wichtig!
Führen Sie die folgenden Schritte in dem Mandanten aus, in dem Sie das neue Produkt orgaMAX Dokumente nutzen möchten!
Wenn Sie orgaMAX Dokumente erworben haben, muss zunächst ein orgaMAX Dokumente Konto erstellt werden; aktivieren Sie dafür zunächst die Testversion von orgaMAX Dokumente. Die Aktivierung können Sie ganz bequem direkt über orgaMAX ERP durchführen. Dafür ist es notwendig, im Menüpunkt Office → Dokumente rechts oben den spezifischen orgaMAX Dokumente-Button 
zu klicken. Über diesen erreichen Sie zukünftig immer orgaMAX Dokumente aus orgaMAX ERP.
orgaMAX ERP sollte Sie nun zu einem neuen Bereich überführen. Starten Sie in diesem Fall mit Klick auf den Button „14 Tage kostenlos testen“ die Testphase. In diesem Moment wird Ihr Konto für orgaMAX Dokumente erstellt.
Das durch die Testphase angelegte Konto für orgaMAX Dokumente wird jetzt von der Testversion auf das von Ihnen bestellte orgaMAX Dokumente Paket umgestellt.
Bitte melden Sie sich telefonisch unter 05231-7090-0 oder schriftlich per Mail an info@orgamax.de bei uns, sobald Sie die Testphase aktiviert haben. Dies ermöglicht uns eine zeitnahe Bearbeitung.
Die Freischaltung erfolgt innerhalb eines Werktages.
Bis zur vollwertigen Freischaltung haben Sie natürlich die Möglichkeit, orgaMAX Dokumente bereits zu testen und zu nutzen.
Erst nach vollwertiger Freischaltung ist es jedoch möglich, einen Benutzer anzulegen, welcher dann auch die orgaMAX Dokumente App nutzen kann.
orgaMAX Dokumente ist bereits freigeschaltet, wenn es sich öffnet, ohne die Testphase zu aktivieren. Es kann direkt im Standard-Browser genutzt werden (Chrome, Edge, Firefox, Safari, Opera). Falls Sie den Internet Explorer verwenden, wechseln Sie zu einem der genannten Browser.
Anmeldung in der App und im Browser
Um orgaMAX Dokumente von einem anderen Computer oder über die App nutzen zu können, müssen Sie sich dort mit Ihren Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) einloggen. Diese Anmeldedaten können Sie direkt in Ihrem orgaMAX ERP verwalten. Es gibt bereits einen vorhandenen Benutzer.
Gehen Sie einfach zu Office → Dokumente und wählen Sie den Reiter „Benutzer“.
Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Passwort für den bestehenden Benutzer zu vergeben oder neue Benutzer einzuladen.
Über app.orgamax.de gelangen Sie direkt zum Login.
Sonstiges vor der Nutzung
Tipp:
Um die erneute Anlage von bereits in den Stammdaten angelegten Lieferanten zu verhindern, aktivieren Sie bitte die Dublettenprüfung. Für eine bestmögliche Prüfung sollten die Felder Nachname / Firma und Postleitzahl überprüft werden.
Den Punkt Stammdaten Dublette finden Sie in der Menüleiste - Stammdaten - Einstellungen.
