Wie bereite ich alles für neue Mitarbeiter vor?
Folgen Sie dazu gerne entweder der folgenden Einrichtungs-Tour, indem Sie auf das Bild klicken...:
...oder gehen Sie nach den folgenden Screenshots & Informationen dazu vor:
Benutzer einladen
Um einen neuen Benutzer für orgaMAX Personal einzuladen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
Möglichkeit 1:
Sie starten auf dem orgaMAX Dashboard und klicken dann oben rechts auf “Benutzer”.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun die E-Mail-Adresse, den Vornamen sowie den Nachnamen des Mitarbeitenden eingeben.
Rechts davon wählen Sie anschließend das Produkt orgaMAX Personal aus und vergeben, welche Rechte der neue Mitarbeitende in Zukunft haben soll. Hier können Sie zwischen zwei Optionen wählen. Im Nachhinein können Sie dies jederzeit ändern.
Abschließend klicken Sie unten rechts auf “Benutzer einladen”. Ihr neues Teammitglied bekommt nun eine Benachrichtigung per E-Mail, das es von Ihnen eingeladen wurde.
Möglichkeit 2:
Sie starten in der orgaMAX Personal Übersicht und wählen dann die erste Kachel links “Mitarbeiter” aus oder Sie klicken in der Navigationsleiste auf “Mitarbeiter”.
Dann klicken Sie oben rechts auf “Hinzufügen”. Der grüne nummerierte Kreis sagt Ihnen, wie viele Nutzer Sie noch einladen können.
Nun geben Sie die E-Mail-Adresse, den Vornamen sowie den Nachnamen Ihren neuen Teammitgliedes ein und klicken abschließend auf “Einladen”.
Eine E-Mail mit der Einladung zu orgaMAX Personal ist soeben an Ihren Mitarbeitenden rausgegangen.
Vertrag in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen
Eine wichtige Information vorab: Der Vertrag eines Mitarbeitenden muss zwingend hinterlegt sein, damit das Stempeln der Arbeitszeiten funktioniert. Bedeutet konkret: Kein Vertrag hinterlegt = kein Stempeln in orgaMAX Personal möglich.
Sie starten in der orgaMAX Personal Übersicht und wählen dann die erste Kachel links “Mitarbeiter” aus. Dann wählen Sie den Mitarbeitenden aus, bei welchem der Vertrag hinterlegt werden soll, es genügt, auf den Namen der jeweiligen Person zu klicken.
Anschließend klicken Sie oben in der Übersicht den Punkt “Vertrag” aus.
Hier geben Sie nun die Vertragsdaten ein.
Vertragsart = Hier wählen Sie aus, um was für eine Vertragsart es sich handelt. Beispielsweise “normaler Angestellter”, “Minijobber” oder “Praktikant”.
Arbeitszeit = Hier wählen Sie den Umfang der Beschäftigung aus, sprich, ob es sich um eine Vollzeit-, Teilzeit-, oder andere Beschäftigung handelt. Sie benötigen weitere Arbeitszeiten hinterlegt? Unter Unternehmen > Arbeitszeitmodelle können Sie weitere Arbeitszeiten anlegen.
Vertragsstart = Hier geben Sie das Datum an, zu dem Ihr neues Teammitglied das Arbeitsverhältnis mit Ihnen beginnt.
Stellenbeschreibung = Hier geben Sie die Stellenbeschreibung des Mitarbeitenden ein, zum Beispiel “Sachbearbeiter/in” oder “Verkäufer/in”.
Wählen Sie außerdem aus, ob es sich um ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt. Bei einer Befristung geben Sie außerdem das Vertragsende des Mitarbeitenden ein.
Klicken Sie unten rechts auf “Speichern” und fahren Sie fort, indem Sie die wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden eingeben, zum Beispiel 40 Stunden bei einer Vollzeitstelle.
Das System teilt die wöchentlichen Arbeitsstunden nun automatisch auf die verschiedenen Wochentage auf, dies können Sie bei Bedarf aber manuell anpassen.
Legen Sie nun die Urlaubstage pro Jahr und die Dauer der Probezeit fest. Auch die Kündigungsfristen innerhalb und außerhalb der Probezeit legen Sie hier fest und klicken danach auf “Speichern”.
Der Vertrag wurde somit erfolgreich hinterlegt und Ihr Teammitglied kann seine Arbeitszeit mit der Stempeluhr erfolgreich tracken.