Wie kann ich für einen Mitarbeiter einen Beleg zur Erstattung einpflegen?
Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zu "Auslagen".
Stellen Sie sicher, dass Sie im Abschnitt "Belege" sind und klicken Sie dann auf "⬆️Hochladen" und wählen Sie das gewünschte Dokument aus, das Sie hochladen möchten. Das hochgeladene Dokument wird nur in der Liste Ihrer "Neuen Belege" angezeigt.
Klicken Sie nun in der Übersicht auf das ✏️-Symbol in der entsprechenden Zeile.
Geben Sie nun die folgenden Informationen ein:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Mitarbeiter, für den Sie den Beleg hochladen
- Kostenkategorie (Siehe auch Wie lege ich eine Kostenkategorie an?)
- Betrag inklusive Mehrwertsteuer
- Mehrwertsteuer
Falls sich auf dem Beleg mehrere Positionen befinden, die unterschiedlichen Kostenkategorien oder Steuersätzen zugeordnet werden können, können Sie die einzelnen Positionen des Belegs optional über "Hinzufügen" aufteilen.
Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Der Beleg wird nun hochgeladen und gespeichert, aber noch nicht eingereicht.
Wählen Sie in der Übersicht die Zeilen der Belege aus, die Sie einreichen möchten. Markieren Sie diese Zeilen, indem Sie links ein Häkchen setzen.
Klicken Sie dann oben rechts auf "↪️Einreichen".
Sie sehen nun eine Übersicht mit allen Details der eingereichten Auslagen. Hier können Sie diese überprüfen und optional eine Vorauszahlung über "Hinzufügen" hinzufügen.
Klicken Sie nun auf "Einreichen".
Im Bereich "Unverarbeitet" werden alle von Ihnen oder den Mitarbeitern eingereichten Belege angezeigt.
Wählen Sie in der Übersicht die Zeilen der gespeicherten Auslagen aus, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten. Markieren Sie diese Zeilen, indem Sie links ein Häkchen setzen.
Sobald eine Zeile markiert ist, haben Sie über der Liste die Möglichkeit "❌ Ablehnen" oder "✅ Genehmigen" auszuwählen.
Durch Klicken auf das ✏️-Symbol in der entsprechenden Zeile können Sie die Details des Belegs erneut bearbeiten oder auch hier direkt "✅ Genehmigen" oder "❌ Ablehnen":
