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Dokument hinzufügen
Mit orgaMAX Dokumente und orgaMAX ERP können Sie verschiedene Dateiformate, wie JPG, JPEG, PDF, PNG, DOC, DOCX, XLS und XSLX, bequem online in unseren Cloudspeicher hochladen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine effiziente Verwaltung Ihrer Dateien und erleichtert den Zugriff und Austausch von Dokumenten.
In diesem Beispiel wird der genaue Vorgang des Dokumentenimports über einen Kundendatensatz erklärt. Gehen Sie dazu direkt zum Kunden über die Stammdaten → Kunden und wählen Sie den Reiter Dokumente aus. In diesem neuen Bereich können Sie jetzt ganz einfach ein PDF per Drag-and-drop hinzufügen.
Natürlich können Sie auch den Button + Neu und das PDF direkt über den Windows Explorer auswählen.
Sobald die neue Datei erkannt wurde, wird der Dialog zum Speichern angezeigt.
Um das Dokument automatisch in orgaMAX Dokumente zur Verfügung stellen, wählen Sie den Speicherort Cloud (orgaMAX Dokumente). Sobald der gerade genannte Speicherort gewählt wird, ist dieses Dokument lokal in der Dokumentenmanagementdatenbank von orgaMAX ERP, sowie in orgaMAX Dokumente verfügbar.
Praxistipp: Dieses Dokument ist jetzt via "Dokumente Belege-App" für Android und iOS sowie über das Webinterface von orgaMAX Dokumente verfügbar. Weiterhin wird dieses Dokument maschinell ausgelesen, sodass der Inhalt des Dokuments durchsucht werden kann.
Dieses Vorgehen zum Hinzufügen von Dokumenten können Sie in orgaMAX ERP in allen Bereichen durchführen.
Dokument verknüpfen
Sie können über „Rechtsklick“ in der Maske Dokumente die Funktion "Dokument verknüpfen" auswählen.
In der Folgemaske werden Ihnen die in orgaMAX Dokumente (Online) verfügbaren Dokumente angezeigt.
Hier können Sie auch die über das Postfach (Posteingang) eingegangene Dokumente oder Belege auswählen und zu orgaMAX ERP verknüpfen.
Bestätigen Sie die markierten Dokumente und Belege über „Verknüpfen“. Im Anschluss wird der Dialog zum Speichern angezeigt.
Bei einem Verknüpfen von mehreren Dokumenten gleichzeitig haben Sie die Auswahl, ob für alle zu importierenden Dokumente die gleichen Eigenschaften gespeichert werden sollen oder Sie jedes Dokument einzeln bearbeiten.
Dokument freigeben
Sobald Ihr Dokument in orgaMAX Dokumente hochgeladen wurde, ist es Ihnen möglich dieses Dokument auch externen Anwendern oder Stakeholdern zur Verfügung zu stellen. Nutzten Sie dafür einfach die Freigeben-Funktion. Die Funktion können Sie über das Kontextmenü zum Datensatz aktivieren.
In diesem Moment wird dieses Dokument für shareHUB bereitgestellt und ein öffentlicher Link in den Zwischenspeicher kopieren. Diesen können Sie bequem in E-Mails oder anderen modernen Kommunikationssoftware einfügen. Teilen kann so einfach sein.