Wie verwalte ich meine Dokumente schnell und einfach?
Die Dokumentenverwaltung innerhalb des orgaMAX ERP-Systems ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, alle wichtigen Dokumente strukturiert und zentral an einem Ort zu speichern. Mit der richtigen Einrichtung und Nutzung kann dieses Tool den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und den Papieraufwand reduzieren.
Inhalt
Was ist die Dokumentenverwaltung in orgaMAX?
Die Dokumentenverwaltung in orgaMAX ist ein Funktionsbereich, der es Nutzern ermöglicht, Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Produktdatenblätter direkt in der ERP-Software zu speichern. Es bietet die Möglichkeit, Dateien an Kunden, Lieferanten, Projekte oder Aufträge zu knüpfen und alle Dokumente digital abzulegen, was den Zugriff und die Organisation vereinfacht.
Voraussetzungen für die Nutzung
Um die Dokumentenverwaltung in orgaMAX nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Aktuelle orgaMAX Version: Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der Software verwenden, da die Dokumentenverwaltung möglicherweise in älteren Versionen nicht vollständig unterstützt wird.
- Speicherplatz: Stellen Sie sicher, dass genügend Speicherplatz auf dem Server oder der Cloud-Lösung vorhanden ist, um Ihre Dokumente zu speichern.
Erste Schritte: Aktivierung und Einrichtung
Sie finden die Dokumentenverwaltung in orgaMAX unter Office → Dokumente. Beim erstmaligen Öffnen dieses Bereichs erstellt orgaMAX automatisch die Dokumenten-Datenbank, indem es alle bereits vorhandenen Dokumente in die Datenbank importiert. Wenn Sie orgaMAX neu nutzen und noch keine Dokumente hinterlegt haben, sollte dieser Vorgang zügig abgeschlossen sein. Sollten jedoch bereits Dokumente in orgaMAX gespeichert sein, empfehlen wir, vorab zu prüfen, ob auf dem verwendeten Speichermedium ausreichend freier Speicherplatz für die Erstellung der Dokumenten-Datenbank zur Verfügung steht.
Anschließend können Sie den Import starten.
Es ist empfehlenswert, vor der aktiven Nutzung des Dokumentenmanagements die Benutzerrechte entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Dokumente bearbeiten oder löschen dürfen, und so das Risiko von versehentlichen Änderungen oder Löschungen minimieren.
Dokumente hochladen und organisieren
Über den Button +Neu oder per Drag-and-Drop können Sie ein neues Dokument in orgaMAX hinzufügen.
- Bezeichnung: Der Dateiname wird automatisch von der hochgeladenen Datei übernommen und kann nach dem Einfügen in orgaMAX nicht mehr geändert werden. Daher sollte die Umbenennung der Datei vor dem Hochladen erfolgen.
- Hauptverweis: Hier können Sie einen Hauptverweis festlegen, wie z. B. den Lieferanten bei Eingangsrechnungen.
- Dokumententyp: Sie können aus verschiedenen Dokumententypen wie Zahlungsbeleg oder Vertrag wählen. Diese Typen können in den Kleinstammdaten angepasst und erweitert werden.
- Dokumentendatum & Hinzugefügt am: Das System setzt automatisch das aktuelle Datum, das nicht bearbeitet werden kann.
- Sachbearbeiter: Der Mitarbeiter, der das Dokument einfügt, wird hier bevorzugt hinterlegt.
- Weitere Anmerkungen: Diese dienen lediglich internen Zwecken und können zur genaueren Beschreibung genutzt werden.
Im Reiter Verknüpfung können Sie neben dem Hauptverweis weitere Verknüpfungen definieren, wie z. B. zu Zahlungen, Eingangsrechnungen oder Bestellungen.
Dokumentensuche und Filterfunktionen
Für die Suche und Filterung sowie eine bessere Übersicht stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen können Sie wie gewohnt die Spaltendefinitionen anpassen, um die Ansicht der Dokumentenverwaltung nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren.
Zusätzlich können Sie Dokumente über die globale Suchfunktion finden, die Sie über das Lupensymbol in der oberen linken Ecke erreichen. Dort können Sie gezielt nach bestimmten Begriffen oder Dokumenten suchen.
Auf der rechten Seite haben Sie außerdem die Möglichkeit, mit verschiedenen Filtern zu arbeiten, um die Suche weiter einzugrenzen und schneller die gewünschten Dokumente zu finden.
Best Practices und Tipps zur effizienten Nutzung
- Dokumentennamen standardisieren: Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen für alle hochgeladenen Dateien, um die Suche zu erleichtern. Ein Beispiel:
Rechnung_2024_001_Mustermann.pdf. - Dokumentenpflege: Überprüfen und pflegen Sie regelmäßig Ihre Dokumentenverwaltung, um veraltete oder doppelte Dokumente zu entfernen.
- Backups erstellen: Führen Sie regelmäßige Backups Ihrer Dokumentenverwaltung durch, um im Falle eines Datenverlustes abgesichert zu sein.