Wie sollten Dateien und Ordner innerhalb Ihrer Dokumentenverwaltung in orgaMAX aufgebaut und bezeichnet sein?
In orgaMAX können Sie innerhalb der einfachen Dokumentenverwaltung oder mit dem Zusatzmodul „Dokumente Pro“ ganz einfach Ihre Geschäftskorrespondenz an den passenden Stellen ablegen verwalten.
Damit Sie diese Dateien und Ordner später auch einfach wiederfinden oder auch in den Datensicherungen fehlerfrei mitgesichert werden können, empfehlen wir einige Punkte zu beachten.
Erlaubte Zeichen
Zur Benennung sollten nur alphanumerische Zeichen des englischen Alphabets: a-z, A-Z, 0-9 nutzen. Ergänzend können die Sonderzeichen Bindestrich (-) und Unterstrich (_) verwendet werden.
Technisch erlaubt, aber nicht empfohlen, sind Umlaute und Leerzeichen. Windows 10 kann mit diesen Zeichen umgehen, Server häufig jedoch nicht, wodurch unter Umständen Fehler auftreten können.
Zeichen, die nicht verwendet werden sollten
Nicht erlaubte Zeichen sind: \ / : * ? " < > | .
Das Speichern einer Datei unter einem Dateinamen, der eines dieser Sonderzeichen enthält, ist unter Windows 10 nicht möglich.
Sie könnten aber durch andere Programme oder Abläufe in Dateinamen integriert werden und dadurch Folgefehler hervorrufen.
Technisch erlaubt, aber nicht empfohlen sind alle weiteren Sonderzeichen – außer Bindestrich (-) und Unterstrich (_). Durch die Verwendung von weiteren Sonderzeichen können unter Umständen Fehler hervorgerufen werden.
Länge
Die Länge des Dateinamens oder Ordners sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein.
Grund dafür ist u. a., dass in Windows der Pfad innerhalb des Laufwerks auf 256 Zeichen beschränkt ist. Durch lange Datei- (und Ordner-)Namen kann diese Länge schnell erreicht werden. Wird die Länge von 256 Zeichen überschritten, können Fehler auftreten.
Dies kann unter anderem schnell beim Einfügen von E-Mails (Betreff als Dateiname) und Anhängen passieren.