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      Jahresbeleg erstellen

      Wie erstelle ich den Jahresbeleg für meine Registrierkasse in Österreich?

      Nutzer von Registrierkassen haben am 31. Dezember jeden Jahres den Jahresbeleg zu erstellen, zu prüfen und danach aufzubewahren (§ 8 RKSV). Fiskaltrust ermöglicht die vollautomatisierte Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung.

      Begeben Sie sich dazu direkt in die Kasse über orgaMAX -> Kasse starten:

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      Klicken Sie dann auf die drei … und anschließend auf Einstellungen:

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      Begeben Sie sich zuerst in den Reiter Druckeinstellungen. Wählen Sie dort als Bondrucker den Microsoft XPS Document Writer oder auch einen PDF-Drucker aus. Der Hintergrund ist der, dass der Jahresbeleg nicht über den Bondrucker gedruckt, sondern als Datei auf Ihrem Rechner gespeichert wird, um später einfacher mit der Belegcheck-App der BMF von Ihrem Monitor aus eingescannt werden kann:

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      Denken Sie bitte daran, den Bondrucker als allerletzten Schritt (also nach Erstellung des Jahresbelegs) wieder auf Ihren eigentlichen Bondrucker umzustellen. Begeben Sie sich dann in den Reiter fiskaltrust:image4

      Klicken Sie hier auf Weitere Funktionen -> Jahresbeleg.

      Speichern Sie den Jahresbeleg nun am besten direkt auf Ihrem Desktop ab. Dieser kann nun mit der BMF Belegcheck-App eingescannt werden. Der Jahresbeleg wird beispielsweise so aussehen (wichtig hierbei ist der QR-Code auf der letzten Seite, der hier unkenntlich gemacht wurde.

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      Wenn Sie den Jahresbeleg drucken oder auch als Datei auf Ihrem Rechner speichern, wird der Jahresbeleg zusätzlich noch als PDF im Archivordner von orgaMAX gespeichert. Um den Ordner zu finden, sind folgende Schritte nötig:

      Halten Sie in orgaMAX die linke Strg-Taste (oder Ctrl) gedrückt…

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      …und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Ihren Mitarbeiternamen direkt neben dem orgaMAX-Logo:

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      Wählen Sie hier Archiv:

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      Im Ordner 1 (für den Hauptmandanten) und dahinter Kasse POS sollten Sie nun unter anderem Ihren Jahresbeleg als PDF finden.

      Wir haben bereits vor einigen Jahren einen Newsletter zu diesem Thema an unsere Kunden verschickt. Dieser erläutert unter anderem die gesetzlichen Pflichten und bietet auch noch Informationen zum weiteren Verlauf. Diesen finden Sie hier noch einmal zum Nachlesen:

      Liebe orgaMAX Kunden,

      Nutzer von Registrierkassen haben am 31. Dezember jeden Jahres den Jahresbeleg zu erstellen, zu prüfen und danach aufzubewahren (§ 8 RKSV). fiskaltrust ermöglicht die vollautomatisierte Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung.

      Dabei gibt es folgende wichtige Details zu beachten:

      1. Erstellen des Jahresbelegs
        Der Jahresbeleg soll (anstelle des Monatsbelegs) am 31.12. des Jahres für jede Registrierkasse (jede angemeldete fiskaltrust.Queue) erstellt werden. Auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr gilt der 31.12..
      2. Prüfung des Jahresbelegs
        Die Prüfung des Jahresbelegs sollte spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen.
        Die Prüfung kann manuell mit der BMF Belegcheck-App am Smartphone erfolgen. Hierfür muss vorab ein Authentifizierungscode über FinanzOnline angefordert werden.  Dies – sowie auch die Prüfung – kann durch Ihren Steuerberater erfolgen.
      3. Aufbewahrung des Jahresbelegs über mindestens 7 Jahre
        Die elektronische Archivierung ist ausreichend.
      1. Externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls aus der Registrierkasse
        Die gesetzlich vorgeschriebene externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP) kann durch Sie manuell oder über fiskaltrust vorgenommen werden.

      Bitte beachten Sie die Frist! Falls Sie den Jahresbeleg nach dem 15. Februar prüfen oder die verpflichtende Aufbewahrung nicht durchführen, könnte dies als Finanzordnungswidrigkeit bestraft werden.


      Technische Voraussetzungen

      • Der Jahresbeleg muss korrekt signiert werden. Sollte z.B. die Signaturerstellungseinheit ausgefallen sein, ist dies zu dokumentieren und die nochmalige Erstellung sowie die Prüfung des Jahresbelegs unmittelbar nach Ende dieses Ausfalles nachzuholen. Mit fiskaltrust lassen sich diese Ausfälle meist durch Erstellung eines Nullbelegs aus der Registrierkasse beenden.
      • Im orgaMAX Kassen-Modul ist eine Funktion oder ein Menüpunkt „Jahresbeleg“ verfügbar.


      Sonderfälle mit abweichender Regelung

      • Kassaabschluss nach Mitternacht:
        Sie betreiben ein Geschäft, das am 31.12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erwirtschaftet. Dann dürfen Sie den Jahresbeleg nach Geschäftsschluss (Tagesabschluss) bzw. unmittelbar vor Beginn des nächstfolgenden Geschäftstages (innerhalb einer Woche) erstellen. Grundsätzlich sollte die Erstellung des Jahresbeleges mit dem Jahresabschluss der Registrierkasse (und der Buchhaltung) zusammenfallen.
      • Saisonbetrieb:
        Sie betreiben einen Saisonbetrieb und Ihr letzter Barumsatz ist bereits vor dem Monat Dezember angefallen (z.B. im September), so kann der Jahresbeleg bereits in einem Vormonat oder auch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr (vor dem ersten Beleg) erstellt werden. Nach Erstellung hat die Prüfung des Jahresbelegs (wie oben Punkt 2.) zu erfolgen.


      Viele Grüße


      Ihr orgaMAX Team