Textbausteine für Verträge hinterlegen und Vertragsarten definieren
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- Die Textbausteine für Verträge
- Die Vertragsarten
- Die Einstellung zum Liefer- /Leistungsdatum aus den Verträgen
Die Textbausteine für Verträge
Als optimale Vorbereitung für die effektive Nutzung des Vertragsmoduls erstellen Sie zuerst einen Textbaustein als Standard für Ihre Verträge. Gehen Sie dazu Stammdaten → Kleinstammdaten (1) → Textbausteine (2).
Hier können Sie einen Einheitlichen Textbaustein als Standard (3,4) für Ihre Verträge erstellen und gestalten.
Tragen Sie hier eine eindeutige Bezeichnung ein. Da ein Textbaustein im besten Fall auch für Verträge anderer Kunden genutzt werden kann, empfiehlt es sich mit Variablen für die Laufzeit, den Namen des Kunden etc. zu arbeiten, anstatt diese Informationen fest im Text einzugeben. Durch Klick auf Variable einfügen…(5) stehen Ihnen dafür einige vorgefertigte Variablen zur Verfügung.
Kopierbares Beispiel für einen Einleitungstext:
<M_LETTERADDRESS>
wir erlauben uns, wie folgt in Rechnung zu stellen:
zu Ihrem Vertrag: <M_CONTRACTKIND> (Vertr. Nr: <M_CONTRACTNO>)
für den Abrechnungszeitraum: <M_CONTRACTPERIODSTART> bis <M_CONTRACTPERIODEND>
Kopierbares Beispiel für einen Schlusstext:
<M_VATFREETEXT>
<!if <M_VATID><>"" then "Ihre USt-ID-Nr.: <M_VATID> else "" !>
Wir bedanken uns für Ihren Auftrag freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.
Wichtig: Die Variable <M_LETTERADDRESS> stellt später die Briefanrede wie „Sehr geehrte Frau Meier,“ dar und sollte daher immer in der obersten Zeile eingetragen werden.
Die Variablen(5) für die Verträge(6) Abrechnungszeitraum Start <M_CONTRACTPERIODSTART> und -Ende <M_CONTRACTPERIODEND> (7) können im späteren Verlauf sehr hilfreich sein.
TIPP: In den Einstellungen zu den Textbausteinen ist es Ihnen zusätzlich möglich den Standardtext für den Versand der Rechnung via E-Mail vorzudefinieren. Auch der Text für den Download zum Kundencenter kann hier nach belieben angepasst werden.
Die Vertragsarten
Ebenfalls in den Kleinstammdaten (1) unter Stammdaten → Kleinstammdaten… → Vertragsarten finden Sie die Vertragsarten (2). Hier können Sie Standardeinstellungen zu den Laufzeit und Fristen bereits vordefinieren, um diese bei Vertragsanlage einfacher vorauswählen zu können.
Die Preisart im Vertrag
Um einem Vertrag spezifisch nach Brutto- oder Nettopreisart zu definieren befindet sich unter Meine Firma-> Grundeinstellungen die Funktion "umschalten im Vorgang".
Mit dieser aktivierten Funktion gibt es im Vertrag unter dem Reiter Rechnungspositionen die Möglichkeit die Preisart pro Vertrag und Vorlage der Rechnungsposition zu definieren.
Die Grundeinstellung unter Meine Firma werden immer vorausgewählt sein.
Die Einstellung zum Liefer- /Leistungsdatum aus den Verträgen
unter "Stammdaten -> Meine Firma - sonstiges" können die Grundsätzlichen Einstellungen zum Abbilden des Liefer- und Leistungsdatums auf den Rechnungen, welche aus den Verträgen erstellt werden, getroffen werden.
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