Schritt 1: Rücklastschrift in den Zahlungen (Finanzen → Zahlungen) öffnen
Öffne unter „Zahlungen“ den Bankumsatz zur zurückgegebenen Lastschrift.
Prüfe den Verwendungszweck und ordne den Umsatz der passenden Rechnung zu. Im Beispiel lautet der Rücklastschriftgrund „Bankkonto erloschen“. Das bedeutet, dass die hinterlegte Bankverbindung des Kunden nicht mehr für den Einzug verwendet werden kann.
Klicke auf „Ausgangsrechnung“, suche über die Rechnungsnummer nach der zugehörigen Rechnung und wähle sie aus. Bestätige die Rückfrage, ob der Lastschrifteinzug als Rücklastschrift gebucht werden soll, mit „Ja“.
Schritt 2: Offenen Rechnungsbetrag und Bankgebühr prüfen
Öffne die betroffene Rechnung und wechsle zur Registerkarte „Geleistete Zahlungen“.
Nach der Rücklastschrift wird der ursprüngliche Lastschrifteinzug zurückgebucht. In der Zahlungsübersicht erscheint zusätzlich die Bankgebühr für die Rücklastschrift.
Im Beispiel beträgt die ursprüngliche Rechnung 297,50 €. Durch die Bankgebühr von 5,00 € erhöht sich der offene Betrag auf 302,50 €.
Hinweis: Banken erheben bei Rücklastschriften in der Regel eine Gebühr. Die tatsächliche Höhe kann je nach Bank und Rücklastschrift abweichen.
Schritt 3: Grund der Rücklastschrift mit dem Kunden klären
Nimm Kontakt mit Deinem Kunden auf und kläre den Grund der Rücklastschrift.
Bei dem Hinweis „Bankkonto erloschen“ sollte Dein Kunde bestätigen, ob eine neue oder geänderte Bankverbindung hinterlegt werden muss. Verarbeite keinen erneuten Lastschrifteinzug, bevor die Ursache geklärt ist.
Aktualisiere die Bankdaten des Kunden nur, wenn Du die korrekten Angaben erhalten hast und die erforderliche Einzugsermächtigung vorliegt.
Schritt 4: Erneuten Lastschrifteinzug vorbereiten
Öffne „Lastschriften & Überweisungen > Offene Lastschriften“ und prüfe den Eintrag.
Nach der Rückbuchung steht die Lastschrift erneut zur Verarbeitung bereit. Der Betrag enthält neben dem Rechnungsbetrag auch die Rücklastschriftgebühr. Im Beispiel beträgt der einzuziehende Gesamtbetrag 302,50 €: 297,50 € Rechnungsbetrag zuzüglich 5,00 € Bankgebühr.
Verarbeite die Lastschrift erst erneut, wenn Du den Rücklastschriftgrund mit dem Kunden geklärt, die Bankdaten geprüft hast und sichergestellt ist, dass der Kunde den fälligen Betrag auch nicht bereits überwiesen hat.
