Woher stammt das Kundenguthaben? Wie lässt sich das Kundenguthaben ermitteln? Es kann vorkommen, dass bei der Zahlungszuordnung von Rechnungen bewusst oder unbewusst ein Geldbetrag anstelle der Rechnung direkt auf das Kundenkonto gebucht wird.
Im folgenden werden wir die häufigsten Erfahrungswerte in Verbindung mit Kundenguthaben unserer Kunden an Beispielen und Lösungen erläutern.
In den häufigsten Fällen wird eine Rechnung überzahlt.
Beispiel 1:
Eine Rechnung wird überzahlt und die Differenz wird bewusst als Kundenguthaben verbucht.
In diesem Fall lautet der Rechnungsbetrag 119,00 € und der Kunde hat einen Zahlendreher und überweist 191,00 €. Bei der Zahlungszuordnung kommt folgender Dialog:
Nach erfolgter Zuordnung öffnen wir den Datensatz erneut und sehen die Guthaben-Buchung:
Wenn Sie jetzt diesem betreffenden Kunden erneut eine Rechnung schreiben möchten, erscheint beim Erstellen ein Hinweisdialog, ob das verfügbare Kundenguthaben von 72,00 € mit dieser Rechnung verrechnet werden soll:
Wird dieser Dialog mit "Ja" beantwortet, wird für diese Rechnung eine "Geleistete Zahlung / Zahlungszuordnung" in Höhe von 72,00 € in orgaMAX hinterlegt. Bei der Auswahl "Nein" bleibt das Kundenguthaben bestehen und wird nicht verrechnet.
Im folgenden Beispiel wurde eine Rechnung in Höhe von 95,20 € mit 72,00 € Kundenguthaben verrechnet. Somit verbleibt noch eine Restforderung von 23,20 €.
Optional besteht die Möglichkeit diese Informationen mithilfe von Variablen in der entsprechenden Zahlungsbedingung zu hinterlegen. Hier finden Sie den FAQ Eintrag zum Thema Zahlungsbedingungen https://info.deltra.com/faq/zahlungsbedingung-anlegen
In der entsprechenden Zahlungsbedingung wurden folgende Variablen ergänzt:
Die Druckversion der Rechnung sieht wie folgt aus:
Beispiel 2:
Bei der Zahlungszuordnung wird eine falsche Rechnung zugeordnet und die Differenz unbewusst als Kundenguthaben verbucht.
Da dieser Vorgang unbewusst passiert ist, wissen wir zunächst nicht, dass hier ein Kundenguthaben angefallen ist.
OrgaMAX bietet die Möglichkeit alle Kunden auf verfügbares Kundenguthaben zu prüfen.
Wir navigieren zu den Kunden-Stammdaten (Stammdaten -> Kunden)
Hier lässt sich die Spaltenüberschrift "Guthaben" ergänzen. Im folgenden FAQ wird ausführlich beschrieben, wie sich Spaltenüberschriften bearbeiten lassen. https://info.deltra.com/faq/spalten-definieren
In diesem Schaubild ist zu erkennen, dass ein Kunde ein Kundenguthaben von 72,00 € hat
Im nächsten Schritt wird erläutert, wie die Herkunft dieses Kundenguthaben ermittelt werden kann.
Sie markieren den entsprechenden Kundendatensatz bei dem ein Kundenguthaben vorhanden ist und öffnen den "Details" Bereich und klicken im nächsten Schritt auf "Zahlungen". Hier können wir erkennen, dass am 29.12.2022 in der Buhl-Bank ein Guthaben von 72,00 € verbucht wurde.
Es besteht die Möglichkeit diese Buchung zu entfernen, jedoch bedeutet dies zeitgleich, dass dieser Betrag nicht mehr verbucht ist und daher auch nicht mehr in der Finanzbuchhaltung erfasst wird. Es ist empfehlenswert zu prüfen, aus welchen Gründen diese Buchung entstanden ist. 2 mögliche Gründe wurden mit Beispiel 1 und Beispiel 2 erläutert.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit in den Bereich "Zahlungen Bank/Kasse" zu navigieren und dort den Datumsfilter auf den 29.12.2022 zu setzen und die Buhl-Bank zu öffnen. Dort sind ggfls. noch andere Zuordnungen vorhanden die aufschlussreich für die Situationslösung sein können.