Kurzantwort
Öffne Verkauf > Rechnungen, erstelle eine neue Rechnung für einen Geschäftskunden und speichere sie. Die Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-E-Rechnung erzeugt. Wenn Du eine XRechnung benötigst, kannst Du sie nach dem Speichern als XML-Datei herunterladen.
ℹ️ Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD:
Eine Kombination aus PDF und XML. Du kannst die Rechnung lesen und gleichzeitig elektronisch verarbeiten.
XRechnung:
Ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es ist vollständig für die maschinelle Verarbeitung gedacht.
Sieh dir für allgemeine Informationen zu E-Rechnung auch diesen Beitrag an.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Rechnung für einen Geschäftskunden erstellen
Öffne Verkauf > Rechnungen und klicke auf Rechnung erstellen.
Wähle einen Kunden aus oder lege einen neuen an. Achte darauf, dass der Kunde als Geschäftskunde angelegt ist. Nur dann kannst Du eine E-Rechnung erstellen.
Füge mindestens eine Position hinzu und speichere die Rechnung. (mehr zum Schreiben einer Rechnung mit orgaMAX findest du in diesem Beitrag.)
Schritt 2: E-Rechnung validieren
Klicke vor dem Abschluss auf E-Rechnung validieren.
Der Validator prüft, ob alle Pflichtangaben korrekt sind und die Rechnung den formalen Anforderungen entspricht.
Wenn Fehler angezeigt werden, klicke rechts neben "Rechnungserstellung" auf E-Rechnungseinstellungen
- Gehe zu den entsprechenden Feldern
- Korrigiere die Angaben
- Führe die Validierung erneut durch
Erst wenn keine Fehler mehr vorhanden sind, solltest Du die Rechnung abschließen.
Schritt 2: ZUGFeRD-Rechnung nutzen
Speichere die Rechnung.
Jede Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-Rechnung erstellt. Das bedeutet:
- Die Rechnung ist als PDF sichtbar
- Zusätzlich enthält sie eine eingebettete XML-Datei für die elektronische Verarbeitung
Du musst hierfür nichts weiter einstellen und kannst die Datei unter dem Punkt E-Rechnung herunterladen downloaden.
Schritt 3: XRechnung herunterladen (optional)
Öffne die gespeicherte Rechnung und nutze das Download-Menü.
Wenn Du eine reine XRechnung benötigst:
- Öffne das Dropdown-Menü
- Wähle den Dateityp XRechnung
- Klicke auf Jetzt herunterladen
Du erhältst eine XML-Datei, die Du separat versenden kannst.
Welche Angaben sind für eine valide E-Rechnung erforderlich?
Damit Deine E-Rechnung akzeptiert wird, müssen bestimmte Daten vollständig gepflegt sein:
- Firmendaten unter Einstellungen > Meine Firma > Kontaktdaten (z. B. Adresse)
- E-Rechnungsdaten unter Einstellungen > Meine Firma > E-Rechnung (z. B. IBAN, Kontoinhaber)
- Kundendaten (z. B. vollständige Anschrift)
- Steuerangaben
- ggf. Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern)
Fehlende oder fehlerhafte Angaben führen dazu, dass die Validierung fehlschlägt.
ℹ️ Hinweise
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weitere Infos zu nutzbaren und verpflichtenden Feldern bei der Nutzung der E-Rechnung findest du in diesem Beitrag.
- weitere Infos zu möglichen Fehlern und Fehlercodes findest du in diesem Beitrag.
Häufige Fragen
Warum kann ich keine E-Rechnung erstellen?
E-Rechnungen stehen nur für Geschäftskunden zur Verfügung. Prüfe, ob der Kunde korrekt als Geschäftskunde angelegt ist.
Warum schlägt die Validierung fehl?
In den meisten Fällen fehlen Pflichtangaben, zum Beispiel:
- IBAN oder Kontoinhaber
- vollständige Firmenadresse
- Steuerdaten
Prüfe die Fehlermeldungen im Validator und ergänze die fehlenden Daten.
Muss ich ZUGFeRD extra aktivieren?
Nein. Jede Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-E-Rechnung erstellt, sobald Du sie speicherst.