Das Erstellen der E-Rechnung
Das Erstellen einer E-Rechnung unterscheidet sich nicht wesentlich von dem bisherigen Ablauf einer „normalen“ Rechnung im orgaMAX.
Pflichtanforderungen
Es gibt einige Felder, welche als Mindestangaben an eine E-Rechnung Pflicht sind.
Mit diesen Feldern kann die Rechnung im kleinsten Anforderungsstandard erfolgreich beim Rechnungsempfänger validiert werden.
Eine Übersicht aller Datenfelder für E-Rechnungen finden Sie in den folgenden FAQ. Alle bekannten Pflichtfelder sind entsprechend markiert.
Übersicht der E-Rechnungsdatenfelder im orgaMAX ERP
Dokumente einer E-Rechnung anfügen
Beim Exportieren oder Versenden von E-Rechnungen öffnet sich das Fenster zum optionalen Einfügen von Dokumenten.
Es können mehrere Dokumente in einer einzelnen E-Rechnung hinterlegt werden.
Das Feld "Dok.-Kennung" ist ein Pflichtfeld (BT-X-299 "Beschreibung des Dokuments"). Die zu hinterlegende Information hat keine weiteren Vorgaben oder Muster. Die Information sollte zum hinterlegten Dokument passen (z. B. Handbuch, Laufzettel, Zollpapiere).
Der Versand der E-Rechnung
Möglicherweise müssen Sie vor dem Versand der ersten E-Rechnung Voreinstellungen treffen oder Angaben ergänzen.
Hier finden Sie die Einstellungen zum Erstellen einer E-Rechnung
Hier erhalten Sie eine Übersicht der relevanten Datenfelder von E-Rechnungen
Mit orgaMAX haben Sie mehrere Optionen, E-Rechnungen zu exportieren oder zu versenden. Sie können direkt aus der Druckansicht einer Rechnung den E-Mail-Versand initiieren oder die Rechnung als E-Rechnung exportieren.
Mit aktivem Profil „ZUGFeRD 2.3“
Beim Verwenden des Profils „ZUGFeRD 2.3“ können Sie beim Export oder Versand zwischen den folgenden Optionen wählen:
- „E-Rechnung“ - Es wird ein PDF mit angehängter XML-Datei im Format „ZUGFeRD 2.3 nach EN16931“ erstellt.
- „PDF“ Es wird ein normales PDF erstellt.
Ansicht über das Kontextmenü direkt aus der Rechnungsliste per Rechtsklick oder über „weitere Funktionen“ auf der markierten Rechnung(en).
Über die Druckansicht ist die gleiche Auswahl für das aktive Profil verfügbar.
Mit aktivem Profil „XRechnung“
Beim Verwenden des Profils „XRechnung“ können Sie beim Export oder Versand zwischen den folgenden Optionen wählen:
- „E-Rechnung“ - Es wird eine XML-Datei im Format „X-Rechnung nach EN16931“ erstellt.
- „PDF“ Es wird ein normales PDF erstellt.
- „PDF & E-Rechnung“ Es wird ein normales PDF und eine XML-Datei im Format „X-Rechnung nach EN16931“ erstellt.
Ansicht über das Kontextmenü direkt aus der Rechnungsliste per Rechtsklick oder über „weitere Funktionen“ auf der markierten Rechnung(en).
Über die Druckansicht ist die gleiche Auswahl für das aktive Profil verfügbar.
Sondersituationen
Bestimmte Kombinationen an Vorgängen oder Vorgangsarten können aktuell technisch nur mit einem jeweiligen Format exportiert werden.
Wird die Situation von orgaMAX erkannt, wird automatisch das einzig geeignete Exportformat unabhängig von ausgewählten Einstellungen genutzt.
Sammel- oder Teilrechnung aus mehr als einem Auftrag
In diesem Fall wird das Format "ZUGFeRD 2.3" für Export und Mail-Versand genutzt.
Im Format "XRechnung" ist diese Situation aktuell nicht abbildbar.